私は今年51になります。
体力の衰えにはあらがえず、日々の運動の量を増やしても、タフになるどころか、少しずつ疲れるのが早くなっている、そんな年頃であります。
ところが、仕事の業務処理速度はというと、まだ上がっています。確実に去年より速度は速いです。
AI活用を差し引いても、人生史上最速を更新中です。
理由を掘り返すといくつか要因があるのかなと思います。
大学卒業して社会人になってもう30年くらいになる私が、今もっとも処理速度が速いと言い切れるくらい速い、その方法について今回はお話しします。
1. そもそも経験で補える部分がどんどん増えている
まず、これは大きいです。生きた分だけ経験が蓄積される。
そもそもの記憶力に依存するところもあるかもしれませんが、そんなに記憶力が良くない私の場合、この経験の部分をしっかりと再利用可能な形でアーカイブしたところも良かったのかなと思います。
- 自作のメディアサイトに具体的方法を投稿してアーカイブ
人に見せる文章にするためには深い理解が必要です。文章を書いている最中にもさらに行動の理解を深め、脳に刻まれた。 - フォルダの構成を、体系的に、かつ直感で探せるような構成にし続けることをやめなかった
（これを適当にしたら後で絶対後悔すると思って途中でダレなかった）
2. 4時から男に変身
子育ての時期、子どもと一緒に10時には布団に入り、添い寝していました。
でも仕事は終わってません。
子供を寝かしつけた後起きて仕事、みたいな時期が１か月くらいありましたかね。でも、徐々に起きられなくなってきます。
一回寝るとまあ起きるのって大変です。人間のライフサイクルに反してます。
あるとき、どうしようもなくなって朝4時に目覚ましをかけて、4時から仕事をしました。
ここで私、覚醒します。
4時から7時のゴールデンタイムの発見。誰にも邪魔されない、無音の世界の没入感。
仕事PCを自宅にも持ち帰れる仕事柄でもありますが、この日から働き方を完全に変えました。
その日の自分の仕事の大半をこのゴールデンタイムに終わらせてしまって、日中は社員やクライアントと会話したり、新しいことを考えたり、飛び込んでくる相談や仕事を焦ることなく淡々とこなしたり。そして18時には上がります。
この働き方に変えて、もう10年近くになります。
3. タスクの優先順位の見直し
大きいタスクがひとつあると、人間ってなかなかそこから頭を離すことが難しい。
でも、大きいタスクに引きずられると、他のタスクに影響します。
これでは全体の業務速度を遅くします。
私は、むしろ小さいタスクを優先しています。
私の優先順位：
- 緊急性の高いタスク
当たり前ですけど、1秒放置すれば1秒クライアントが損するような緊急事態には当然すべてを捨ててこれに一極集中です。 -
5分でできるタスク
2番目にこれを充てるのが、ここでの主題です。
要するにすぐできる仕事は、今やっちゃえってこと。
後回しにするなら覚えていないといけませんからToDoに書き込むわけですが、それも工数がかかります。小さいタスクごときでTodoに書き込むのは馬鹿らしいと思えば、書き込まない事にもつながります。結果、リマインドが抜け落ちて期限に間に合わなかったりするのもこういう小さいタスクだったりします。皆さんにも身に覚えがあるはずです。
この小さなタスクのさばき方で、いわゆる「できるひと」と「できないひと」の差が出てくると言っても過言ではないと思います。
すぐできる仕事は、メモする必要なし！今やってるタスクを止めてでも今やっちゃえ！ - あとは、納期に遅れそうなタスクから、とか誰でも考えることで、ここで語る必要性を感じないので省略
「5分でできるタスクは最優先で取り組むべし」がここで言いたいことのすべてでした。
4. タスク管理ツールとそれに対する向き合い方の変化
タスク管理ツールはたくさんあります。
・頭の中
・手書きノート
・メモ帳アプリ
・Notion
・・・・
私の場合メインツールはNotionで、ボードを使います。
ひとつひとつのページには10文字以上の文字は入れません。入力に時間はかけない。他人が読んで理解できなくても良い。あくまで自分のリマインド目的なので、自分が分かれば2文字でも良いんです。
クライアント名で自分がタスクを想起できるならクライアント名だけで良いし、もっと言えば、「あ」と書いてタスクを想起できるなら「あ」でも良いんです。
タスクはあくまで自分のやるべきことをリマインドする道具であってそれ以上ではない。
“タスクを入れること”がタスクになったらダメです。
タスク管理ツールはひとつでなくても良い
タスク管理ツールはできるなら少ないに越したことはありません。
でも、少なくするために業務負担が増えるなら逆効果です。
大事なのは
「タスクが発生して、それを今やらない場合、瞬時にタスク管理ツールに登録できる状態であること」
で、かつ「仕事中常に目に触れる場所にタスク管理ツールがあること」
の2点です。
これを踏まえると、自分の中で一つメインのタスク管理ツールを決めておき、これは常に目に触れる状態をつくる。
その他にも常に使うツール、たとえばメールソフトなどでタスク管理でき、常に目に触れる場所に置ければ、メールからのタスク発生はわざわざNotionに行かずにメールソフト上でフラグ立ててタスク化するだけで済ませます。
一方、上記のポイントに従うと、チャットツールはタスク管理ツールから外れます。
そのグループチャットに行かないとタスクが分からない状態は、仕事中常に目に触れる場所ではありません。
・・・
といった具合に、一つに絞り込むことに縛られることなく、２，３のタスク管理ツールで分散管理することをお勧めします。
以上いかがでしたでしょう？
私がよわい50を超えてまだ業務速度が上がっている理由をご紹介しました。
皆さんも参考にできるところがあれば、参考にしてみてください。